8.1 Samenvatting Rapport compliance officer
De compliance officer heeft op verzoek van het bestuur over 2022 gemonitord hoe de gedragscode van het pensioenfonds is nageleefd door de Verbonden Personen. Daarnaast heeft de compliance officer in 2022 een oordeel gegeven over de naleving van het beleid inzake integriteit en compliance. Het doel is bij te dragen aan de gewenste continue verbetering en te zorgen dat het beleid actueel en effectief is en blijft.
De beoordeling is gebaseerd op de volgende bronnen:
- Gedragscode versie 1 januari 2022.
- Klokkenluiders- en Incidentenregeling.
- Risicorapportages.
- Integriteitsrisicoanalyse.
- Geschiktheidsplan.
- IT-beleidsplan.
- IT-beleid.
- Compliance charter.
- Privacyreglement.
- Uitbestedingsbeleid.
- Reglement van de geschillencommissie.
- Procedure datalekken.
- Overzicht Verbonden Personen en Insiders.
- Nalevingsverklaringen van medewerkers van het bestuursbureau.
- Verklaring naleving Gedragscode van de Verbonden Personen.
- Overzicht bijeenkomsten en seminars bestuur 2022.
- Overzicht zakelijke relaties van het pensioenfonds per juli en december 2022.
- Beleggingsoverzichten verstrekt over 2022.
De compliance officer heeft het volgende verklaard:
“Naleving van de Gedragscode over het jaar 2022 en monitoring integriteit
De externe compliance officer – die toeziet op de naleving van de Gedragscode van het pensioenfonds en hierover halfjaarlijks rapporteert – heeft geconstateerd dat de Gedragscode in 2022 grotendeels is nageleefd. De compliance officer heeft een paar kleine bevindingen geconstateerd met betrekking tot het doorgeven van nevenfuncties door leden van het verantwoordingsorgaan en of verbonden personen die insider zijn dit als zodanig aangeven bij de jaarlijkse uitvraag.
Naar aanleiding van de bevindingen van de compliance officer zijn een paar aanbevelingen in de rapportages opgenomen. De aanbevelingen zien op doorgeven van nevenfuncties door alle leden van het verantwoordingsorgaan en het nogmaals onder de aandacht brengen bij de insiders dat zij als insider zijn aangewezen.
Zevenbergen, 6 april 2023
De bevingen en aanbevelingen over het verslagjaar 2021 zijn door het bestuur als onderstaand samengevat:
Bevindingen
De compliance officer toetst de naleving van de gedragscode en rapporteert eventuele bevindingen aan de hand van de naleving van de navolgende gedragsregels:
Aanvaarden en geven van relatiegeschenken, aanvaarden van uitnodigingen:
- Deze gedragsregel is over geheel 2022 nageleefd.
Nevenfuncties:
- Deze gedragsregel is over geheel 2022 nageleefd, behoudens door een aantal leden van het verantwoordingsorgaan die de nevenfuncties niet hebben doorgegeven in de uitvraag van de compliance officer.
Financiële belangen in zakelijke relaties:
- Deze gedragsregel is over geheel 2022 nageleefd.
Fondsleveranciers, aannemers e.d.:
- Deze gedragsregel is over geheel 2022 nageleefd.
Fondseigendommen:
- Deze gedragsregel is over geheel 2022 nageleefd.
Acceptatie giften:
- Deze gedragsregel is over geheel 2022 nageleefd.
Melding van (potentiële) belangenconflicten:
- Deze gedragsregel is over geheel 2022 nageleefd.
Ondertekening Gedragscode en verklaring:
- In 2022 heeft de compliance officer van alle verbonden personen een Verklaring naleving van de Gedragscode ontvangen.
Aanbevelingen
De compliance officer deed in 2022 de navolgende aanbevelingen:
- Een aantal verbonden personen uit het verantwoordingorgaan heeft in de uitvraag niet aangegeven of sprake is van nevenfuncties, respectievelijk dat geen sprake is van nevenfuncties. Dit is een punt van aandacht.
- Wij raden u aan om nog eens onder de aandacht te brengen wie als insider is aangewezen, zodat duidelijk is wie insider zijn bij het pensioenfonds.
- Wij raden het pensioenfonds voor 2023 aan om het Geschiktheidsplan aan te passen aan de gewijzigde Beleidsregel Geschiktheid 2012 en de Handreiking Besturen van een pensioenfonds van de Pensioenfederatie.
- Wij raden het pensioenfonds voor 2023 aan om de klokkenluidersregeling te actualiseren naar aanleiding van de Wet bescherming klokkenluiders die op 18 februari 2023 in werking is getreden.
8.2 Reactie bestuur op Rapport compliance officer
Het bestuur is van oordeel dat de monitoring door de compliance officer bijdraagt aan het in control zijn en blijven ten aanzien van integriteit door eventuele integriteitsrisico’s tijdig te signaleren en adequaat af te handelen. Het bestuur herkent de bevindingen en constateringen van de compliance officer en pakt de aanbevelingen op.
